Trong vận chuyển quốc tế, không ai mong muốn kiện hàng bị trả về sau khi đã hoàn tất quá trình gửi đi. Tuy nhiên, đây là tình huống vẫn có thể xảy ra với cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nếu đơn hàng phát sinh vấn đề trong quá trình thông quan hoặc giao nhận tại nước đến. 

Khi hàng bị hoàn trả, nhiều người thường lo lắng không biết kiện hàng đang ở đâu, có lấy lại được hay không, chi phí sẽ do ai chịu và cần làm gì để xử lý nhanh nhất ? Hiểu rõ quy trình xử lý hàng hoàn sẽ giúp người gửi chủ động hơn, hạn chế thiệt hại về thời gian và chi phí, đồng thời có phương án khắc phục hiệu quả cho những lần gửi tiếp theo.

Hàng bị trả về từ nước ngoài – Xử lý ra sao?

1. Hàng bị trả về từ nước ngoài là gì?

Hàng bị trả về (Return Shipment) là trường hợp kiện hàng không thể hoàn tất việc giao cho người nhận ở nước ngoài và được chuyển ngược trở lại quốc gia gửi theo quy định của hãng vận chuyển hoặc cơ quan hải quan.

Quy trình hoàn hàng thường chỉ được thực hiện sau khi đơn vị vận chuyển đã áp dụng các biện pháp xử lý cần thiết nhưng vẫn không thể giao thành công hoặc không đủ điều kiện để tiếp tục lưu giữ hàng tại nước nhập khẩu.

Tùy từng quốc gia và từng loại hàng hóa, thời gian hoàn hàng có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần.

2. Những nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị trả về

Người nhận từ chối nhận hàng

Đây là một trong những nguyên nhân thường gặp nhất.

Người nhận có thể từ chối nhận hàng vì:

• Không còn nhu cầu sử dụng.
• Không đồng ý thanh toán các khoản thuế hoặc phí phát sinh.
• Không xác nhận được người gửi.
• Kiện hàng đến muộn hơn dự kiến.

Khi người nhận chính thức từ chối, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành các thủ tục hoàn hàng theo quy định.

Sai thông tin người nhận

Nếu địa chỉ không chính xác, thiếu số điện thoại hoặc không thể liên hệ được với người nhận sau nhiều lần giao, đơn hàng có thể bị lưu kho trong một khoảng thời gian nhất định.

Sau thời gian lưu kho mà vẫn không xử lý được, hàng sẽ được chuyển sang quy trình hoàn trả.

Không đạt yêu cầu thông quan

Một số trường hợp hàng bị hải quan từ chối nhập khẩu vì:

• Khai báo chưa chính xác.
• Thiếu chứng từ.
• Hàng thuộc danh mục hạn chế nhập khẩu.
• Giá trị khai báo không phù hợp.
• Không đáp ứng tiêu chuẩn kiểm dịch hoặc an toàn.

Đây là nguyên nhân phổ biến đối với hàng thực phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng hoặc hàng thương mại.

Người nhận không phản hồi

Ở nhiều quốc gia như Nhật Bản, đơn vị giao hàng sẽ liên hệ nhiều lần trước khi giao. Nếu người nhận không nghe điện thoại, không phản hồi email hoặc không đặt lịch giao lại trong thời gian quy định, đơn hàng sẽ được chuyển sang trạng thái xử lý hoàn.

3. Khi hàng bị trả về sẽ phát sinh những chi phí nào?

Nhiều khách hàng cho rằng chỉ cần thanh toán cước gửi ban đầu là đủ. Tuy nhiên, khi hàng bị hoàn, có thể phát sinh thêm nhiều khoản chi phí khác.

Ví dụ như:

• Phí lưu kho tại nước đến.
• Phí xử lý hoàn hàng.
• Cước vận chuyển chiều về.
• Thuế hoặc lệ phí theo quy định của từng quốc gia.
• Chi phí xử lý phát sinh của hãng vận chuyển.

Trong nhiều trường hợp, tổng chi phí hoàn hàng có thể tương đương hoặc cao hơn cước gửi ban đầu.

Chính vì vậy, việc chuẩn bị đầy đủ thông tin ngay từ đầu sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ phát sinh các khoản phí không mong muốn.

4. Quy trình xử lý khi hàng bị trả về

Khi nhận được thông báo hàng bị hoàn, người gửi không nên quá lo lắng mà cần nhanh chóng phối hợp với đơn vị vận chuyển.

Thông thường, quy trình sẽ gồm các bước:

• Xác định nguyên nhân hoàn hàng.
• Kiểm tra trạng thái kiện hàng.
• Xác nhận có tiếp tục hoàn về Việt Nam hay không.
• Theo dõi hành trình hoàn trả.
• Nhận lại hàng và kiểm tra tình trạng.

Nếu phát hiện nguyên nhân có thể xử lý ngay, một số trường hợp đơn vị vận chuyển vẫn có thể hỗ trợ điều chỉnh trước khi hàng được hoàn chính thức.

5. Làm thế nào để hạn chế hàng bị trả về?

Phần lớn các trường hợp hoàn hàng đều có thể phòng tránh nếu chuẩn bị kỹ trước khi gửi.

Người gửi nên:

• Kiểm tra đầy đủ thông tin người nhận.
• Khai báo đúng tên và giá trị hàng hóa.
• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ theo yêu cầu.
• Xác nhận người nhận sẵn sàng nhận hàng.
• Tìm hiểu quy định nhập khẩu của quốc gia đến.
• Lựa chọn đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm quốc tế.

Một quy trình chuẩn bị tốt sẽ giúp tăng tỷ lệ giao thành công và hạn chế tối đa các chi phí phát sinh.

Next In Express hỗ trợ xử lý hàng hoàn như thế nào?

Đối với Next In Express, việc hỗ trợ khách hàng không kết thúc khi kiện hàng rời khỏi Việt Nam mà trong suốt quá trình vận chuyển, đội ngũ luôn theo dõi trạng thái đơn hàng để kịp thời phát hiện các dấu hiệu bất thường như giao hàng không thành công, hải quan yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc người nhận chưa thể liên hệ.

Ngay khi phát sinh sự cố, Next In Express sẽ chủ động thông báo cho khách hàng và phối hợp với các đối tác vận chuyển để tìm phương án xử lý phù hợp.

Đội ngũ hỗ trợ:

• Kiểm tra nguyên nhân hàng bị hoàn.
• Liên hệ với hãng vận chuyển để cập nhật thông tin mới nhất.
• Tư vấn phương án xử lý tối ưu.
• Hỗ trợ bổ sung chứng từ nếu còn cơ hội xử lý tại nước đến.
• Theo dõi toàn bộ quá trình hoàn hàng về Việt Nam.

Không chỉ giải quyết khi sự cố xảy ra, Next In Express còn tập trung phòng ngừa rủi ro ngay từ đầu bằng cách kiểm tra kỹ thông tin người nhận, tư vấn khai báo hàng hóa chính xác, rà soát chứng từ và hướng dẫn đóng gói đúng quy chuẩn của từng thị trường.

Đây là yếu tố giúp giảm đáng kể tỷ lệ hàng bị hoàn, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng.

Kết luận

Hàng bị trả về từ nước ngoài là tình huống không ai mong muốn nhưng hoàn toàn có thể xảy ra trong vận chuyển quốc tế. Điều quan trọng là xác định đúng nguyên nhân để có hướng xử lý phù hợp và phối hợp kịp thời với đơn vị vận chuyển.

Với kinh nghiệm khai thác nhiều tuyến quốc tế như Nhật Bản, Mỹ, Úc, Hàn Quốc, Singapore, Đài Loan và các quốc gia châu Âu, Next In Express luôn đồng hành cùng khách hàng từ khâu tư vấn trước khi gửi đến khi đơn hàng được giao thành công hoặc xử lý nhanh chóng nếu phát sinh sự cố.

Địa chỉ: 

• 118/90/08 Phan Huy Ích, Phường 15, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
• 333 Tân Sơn, Phường 15, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
• 306 Nguyễn Phúc Chu, Trảng Dài, Đồng Nai 

Số điện thoại: 028 777 11368 / 090 548 3239

Email: sales@nextinexpress.com   

Website: 

• https://nextinexpress.com/
• https://guihangdinhat.vn/