Trong vận chuyển quốc tế, đặc biệt với tuyến Nhật Bản, việc một kiện hàng không giao thành công ngay lần đầu là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Tuy nhiên, khác với suy nghĩ của nhiều người, “giao thất bại” không đồng nghĩa với việc mất hàng hay lỗi nghiêm trọng. Điều quan trọng hơn là hiểu rõ quy trình phía sau: kiện hàng sẽ đi đâu, được xử lý như thế nào, và khi nào bắt đầu phát sinh rủi ro hoặc chi phí.

Giao hàng thất bại tại Nhật được xử lý theo quy trình như thế nào ?

Hệ thống logistics tại Nhật nổi tiếng với sự chuẩn hóa và minh bạch. Khi nhân viên giao hàng không thể hoàn tất việc giao, kiện hàng sẽ không bị “treo” mà lập tức được cập nhật trạng thái trong hệ thống và chuyển về kho nội địa của hãng vận chuyển.

Tại thời điểm này, đơn hàng thường được ghi nhận lý do cụ thể như không liên hệ được, người nhận vắng mặt hoặc địa chỉ chưa chính xác. Đồng thời, phía đơn vị giao hàng sẽ để lại thông báo cho người nhận, hướng dẫn cách nhận lại hàng hoặc đặt lịch giao lại.

Điều này có nghĩa là, ngay cả khi giao thất bại, kiện hàng vẫn nằm trong quy trình kiểm soát và chưa hề gặp rủi ro ngay lập tức.

1. Tại sao giao hàng ở Nhật lại dễ “trượt lần đầu”?

Một trong những điểm khác biệt lớn của Nhật so với nhiều thị trường khác là tính chính xác và sự xác nhận trực tiếp khi giao hàng. Không giống một số quốc gia có thể để hàng trước cửa, tại Nhật, việc giao hàng thường yêu cầu người nhận có mặt hoặc xác nhận rõ ràng. Chính vì vậy, chỉ cần lệch một yếu tố nhỏ như thời gian hoặc thông tin, việc giao hàng có thể không thành công.

Trong thực tế, rất nhiều trường hợp thất bại đến từ việc người nhận đi làm trong giờ hành chính, không nghe điện thoại hoặc không biết trước thời gian giao hàng. Bên cạnh đó, địa chỉ tại Nhật có cấu trúc khá đặc thù nếu thông tin không được ghi đúng format hoặc thiếu chi tiết như số nhà, block, mã bưu điện, kiện hàng có thể bị chậm xử lý hoặc không thể giao ngay.

Một yếu tố khác ít được chú ý là nghĩa vụ thuế. Nếu kiện hàng phát sinh thuế nhập khẩu mà người nhận chưa hoàn tất thanh toán, việc giao cũng sẽ bị tạm dừng cho đến khi xử lý xong.

2. Sau khi giao thất bại, kiện hàng sẽ được xử lý ra sao?

Khi giao không thành công, kiện hàng sẽ được giữ lại tại kho nội địa trong thời gian nhất định để chờ xử lý.

Trong giai đoạn này, người nhận vẫn có thể chủ động liên hệ hoặc đặt lại lịch giao. Thông thường, đơn vị vận chuyển sẽ thử giao lại thêm vài lần, và nếu người nhận phản hồi kịp thời, hàng vẫn được giao thành công mà không ảnh hưởng nhiều đến thời gian.

3. Khi nào rủi ro bắt đầu xuất hiện?

Rủi ro chỉ phát sinh khi kiện hàng không được xử lý trong thời gian lưu kho. Nếu người nhận không phản hồi hoặc không thể liên hệ, đơn hàng có thể bị hoàn về Việt Nam hoặc xử lý theo quy định. Từ những lỗi nhỏ ban đầu như sai thông tin hoặc không nắm lịch giao, chi phí và thời gian có thể tăng lên đáng kể.

4. Chi phí phát sinh thường “đến sau”

Chi phí không phát sinh ngay lúc giao thất bại mà tăng dần theo quá trình xử lý. Việc lưu kho lâu, giao lại nhiều lần hay chỉnh sửa thông tin đều có thể phát sinh phí. Đặc biệt, nếu phải hoàn hàng quốc tế, chi phí gần như tương đương một lần gửi mới. Xem thêm tại: Những khoản phí có thể phát sinh khi gửi hàng sang Nhật     

5. Chuẩn bị tốt từ đầu giúp tránh gần như toàn bộ rủi ro

Trong thực tế vận hành, phần lớn các trường hợp giao thất bại đều có thể tránh được. Điểm chung của các đơn hàng giao thành công tại Nhật là thông tin rõ ràng, người nhận chủ động và có sự chuẩn bị từ trước.

Chỉ cần đảm bảo địa chỉ đúng chuẩn Nhật, số điện thoại chính xác và người nhận biết trước thời gian giao, tỷ lệ giao thành công gần như tuyệt đối. Đây là những yếu tố tưởng chừng nhỏ, nhưng lại quyết định trực tiếp đến kết quả cuối cùng của đơn hàng.

Next In Express – Kiểm soát từ trước để không phải xử lý về sau

Với những thị trường có yêu cầu cao như Nhật Bản, việc xử lý sự cố sau khi xảy ra luôn tốn kém hơn rất nhiều so với việc phòng tránh từ đầu.

Tại Next In Express, mỗi đơn hàng đều được kiểm tra kỹ trước khi xuất. Không chỉ dừng lại ở việc nhận hàng, đội ngũ sẽ rà soát thông tin địa chỉ theo format phù hợp, xác nhận lại thông tin liên hệ và nhắc người gửi chủ động thông báo cho người nhận.

Trong quá trình vận chuyển, đơn hàng vẫn được theo dõi liên tục. Nếu có dấu hiệu giao không thành công, việc can thiệp sẽ diễn ra sớm, giúp tránh tình trạng hàng bị lưu kho quá lâu.

Với lợi thế là đại lý cấp 1 của DHL, FedEx hay UPS Next In Express có khả năng phối hợp nhanh với các hãng vận chuyển quốc tế, từ đó rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế tối đa chi phí phát sinh không cần thiết.

​​​LIÊN HỆ NGAY VỚI NEXT IN EXPRESS ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN GỬI HÀNG ĐI NHẬT AN TOÀN - NHANH CHÓNG NHẤT 

Địa chỉ gửi hàng: 

• 333 Tân Sơn, Phường 15, Quận Tân Bình, TP.HCM
• 118/90/8 Phan Huy Ích, Phường 15, Quận Tân Bình, TP.HCM
• 306 Nguyễn Phúc Chu, KP5, Trảng Dài, Đồng Nai

Điện thoại: 028 777 11368

Hotline: 0363 648 199

Sales Manager: 058 6934 333

Email: sales@nextinexpress.com   

Hỗ trợ kinh doanh: 

1. Zalo/Phone: 090 548 3239 - Mr David Tuan
2. Zalo/Phone: 0768 263 911 - Ms Ngân Azura  
3. Zalo/Phone: 0868 702 705 - Ms Selena Loan 
4. Zalo/Phone: 0967 018 455 - Ms Alina Dung
5. Zalo/Phone: 0969 773 580 - Ms Agata Trinh
6. Zalo/Phone: 0936 672 581 - Mr Michael Hung